フォームは、入力欄の見た目だけでなく、保存・通知・スパム対策・外部連携・修正担当で選びます。必要な受付記録がないと、メールが届かなかったときに問い合わせを確認できなくなる場合があります。
受付から対応完了までの仕事を決める
問い合わせ、見積り、資料請求、予約など、受付の目的を一つ決めます。必須項目は、その仕事へ必要な情報に絞ります。入力欄が多ければ正確になるとは限らず、担当が使わない個人情報も増えます。
| 工程 | 比較する機能 |
|---|---|
| 入力 | ラベル、必須、エラー、キーボード操作 |
| 受付 | 保存、受付ID、確認画面、完了表示 |
| 通知 | 宛先、配信失敗、再通知 |
| 対応 | 担当分け、検索、外部台帳、削除 |
編集方法と、追加機能の範囲を確認する
コード寄りの設定、画面の部品を組み合わせる設定、外部サービスへ埋め込む設定で、担当者に必要な操作が違います。必要な保存や連携が標準機能か、別の拡張や対象プランが必要かも調べます。
たとえばContact Form 7の設定は、公式ドキュメントで確認できます。フォーム本体の導入だけで、保存・配信・顧客管理まで全部揃うと考えず、実際の構成を点検します。
正常な入力と、入力しにくい場合を試す
- スマホとPCで、ラベルと入力の対応を読む。
- 必須を空にし、どこを直せばよいか分かるか確認する。
- 長い名前や文章を入れ、表示と保存を確認する。
- 二回の送信、添付、配信失敗の扱いを確認する。
- キーボードだけで入力と送信へ進めるか試す。
外部台帳へ渡す場合は、どの項目がどの列へ入るか、外部連携だけが失敗した場合に受付を残せるかを確認してください。
保存期間と、担当者のアクセスを決める
管理画面、通知メール、外部台帳、バックアップに同じ受付が残る場合があります。何をどれくらい保管し、誰が見られ、削除をどこへ反映するかを決めます。
いまのフォームで必要な受付と対応ができているなら、機能の多さだけで移行する必要はありません。通知の不調はメール配信の切り分けへ、担当分けの自動化はn8nの問い合わせ振り分けへ分担します。