AI議事録は、会議の録音や文字起こしをもとに、要点、決定事項、タスク、未決事項を整理する使い方です。ChatGPTの録音・要約機能、Microsoft TeamsのCopilot、Google MeetのGemini、Zoom AI Companionなどを使うと、会議後のメモ作成をかなり短縮できます。
ただし、AI議事録は「自動で完璧な議事録を作る機能」ではありません。AIは発言者、日付、数値、決定事項、担当者、期限を間違えることがあります。会議の録音や文字起こしには、参加者の同意、会社のルール、機密情報の扱いも関わります。
この記事では、AI議事録の作り方を初心者向けに整理します。会議前の準備、録音・文字起こし、要約、決定事項・タスク整理、共有前チェック、ChatGPT・Teams Copilot・Google Meet・Zoom AI Companionの使い分けと注意点をまとめます。
この記事の内容は、2026年7月9日時点のOpenAI、Microsoft、Google、Zoomの公式情報をもとにしています。AI機能の名称、提供プラン、対応言語、組織設定、保存場所は変わることがあるため、実際に使う前に公式情報と社内ルールを確認してください。
結論：AI議事録は「録音・文字起こし・要約・人間確認」の流れで作る
AI議事録は、次の流れで作ると失敗しにくいです。
- 会議前に、録音やAIメモの利用可否を確認する
- 会議中に、録音または文字起こしを残す
- AIで要点、決定事項、タスク、未決事項に整理する
- 人間が事実、担当者、期限、数値、表現を確認する
- 必要な範囲だけ共有する
AIに任せてよい部分と、人間が確認する部分を分けるのが大切です。
| 工程 | AIに任せやすいこと | 人間が確認すること |
|---|---|---|
| 文字起こし | 音声をテキスト化する | 聞き間違い、専門用語、固有名詞 |
| 要約 | 長い会話を短く整理する | 重要な条件が落ちていないか |
| 決定事項 | 決まったことを抽出する | 本当に決定した内容か |
| タスク | 担当者と期限を一覧化する | 担当者、期限、優先度が正しいか |
| 共有文 | 参加者向けの送付文を作る | 公開範囲、機密情報、トーン |
文章作成全般の考え方は、AI文章作成ツールの使い方 でも解説しています。
AI議事録でできること
AI議事録でできることは、単なる文字起こしだけではありません。
- 会議音声を文字起こしする
- 長い会議内容を短く要約する
- 決定事項を抜き出す
- 担当者と期限つきのタスクを整理する
- 未決事項や確認事項をまとめる
- 会議後の共有メールを作る
- 次回会議のアジェンダ案を作る
- 議事録を読みやすい形式に整える
Microsoft TeamsのCopilotは、会議中または会議後に主要な論点やアクション項目を整理できます。Google Meetの「take notes for me」は、会議メモをGoogleドキュメントとして生成します。Zoom AI CompanionのMeeting Summaryは、ホストが有効にした会議の要約を作れます。ChatGPT Recordは、会議やブレスト、音声メモを文字起こしして要約できます。
どの機能も便利ですが、利用できるプラン、組織設定、対応言語、保存場所、共有範囲はツールごとに違います。
AI議事録ツールの選び方
最初は、会議をどのツールで行っているかで選ぶと迷いにくいです。
| 状況 | 選びやすい方法 | 向いている使い方 |
|---|---|---|
| Teams会議が多い | Microsoft 365 Copilot / Facilitator | 会議中の要約、アクション項目、Recap確認 |
| Google Meet中心 | Geminiの「take notes for me」 | Google Docsに会議メモを残して共有する |
| Zoom会議が多い | Zoom AI Companion | 会議要約、クラウド録画の章分け、次のアクション整理 |
| 録音ファイルやメモを後から整理したい | ChatGPTなどの汎用AI | 文字起こしやメモから議事録形式に整える |
| 社内ルールが厳しい | 会社指定のAI・議事録ツール | データ保存、権限、監査ログを管理しやすい |
主要AIツールの違いは、生成AIツール比較 でも整理しています。Microsoft Copilotの基本は、Copilotの使い方 も参考になります。
会議前に準備すること
AI議事録は、会議が終わってから慌てるより、会議前の準備で精度と安全性が大きく変わります。
録音・文字起こしの同意を取る
会議を録音する場合やAIメモを使う場合は、参加者に伝えます。OpenAIのChatGPT Record公式ヘルプでも、他者を録音する場合は必要な同意や地域の法律を確認するよう案内されています。Google Meetでも、管理者設定によっては録画、文字起こし、AIメモなどに参加者の明示的な同意が必要になる場合があります。
社外の人がいる会議では、特に慎重にします。
アジェンダを用意する
アジェンダがあると、AIは会議内容を整理しやすくなります。
- 会議の目的
- 話すテーマ
- 決めたいこと
- 確認したいこと
- 期限があるタスク
TeamsのFacilitatorは、会議招待や会議メモのアジェンダを確認し、会議の進行支援にも使えます。AIに議事録を作らせる場合も、会議の目的が明確なほど後処理が楽になります。
共有範囲を決める
議事録には、参加者だけが見る内容、社内に共有する内容、顧客に送る内容が混ざることがあります。
会議前に、次の点を決めておきます。
- 誰に共有するか
- 録音データを保存するか
- 文字起こしを残すか
- 社外秘の内容を含めてよいか
- AIツールに入力してよい情報か
機密情報の扱いは、生成AIの注意点 でも詳しくまとめています。
文字起こしから議事録を作るプロンプト例
録音や文字起こしがある場合は、そのまま「議事録にして」と投げるより、出力形式を指定します。
次の会議メモを、議事録として整理してください。
目的:
会議内容を参加者に共有し、決定事項と次のタスクを明確にする
出力形式:
1. 会議概要
2. 議題ごとの要点
3. 決定事項
4. タスク一覧
- 担当者
- 期限
- 内容
5. 未決事項
6. 次回までの確認事項
条件:
- 決定していないことを決定事項にしない
- 担当者や期限が不明な場合は「未確認」と書く
- 数値、日付、固有名詞は慎重に扱う
- 社外共有用に丁寧で簡潔な文体にする
会議メモ:
[ここに文字起こしやメモを貼る]ポイントは、担当者や期限が不明なときにAIへ推測させないことです。AIが「それらしい担当者」や「それらしい期限」を作らないように、未確認と書かせます。
プロンプトの基本は、プロンプトの書き方 でも解説しています。
会議メモだけから議事録を作るプロンプト例
録音や完全な文字起こしがなくても、箇条書きのメモから議事録の形に整えることはできます。
次の箇条書きメモを、社内共有用の議事録に整えてください。
会議情報:
- 日時: 2026年7月9日 10:00
- 参加者: 佐藤、鈴木、田中
- 目的: 新機能の公開準備を確認する
メモ:
- 公開日は7月18日予定
- LPの文言は佐藤が確認
- 画像の差し替えが必要
- QAは7月15日まで
- 不具合が残る場合は公開日を再相談
出力形式:
- 概要
- 決定事項
- タスク一覧
- リスク
- 次回確認すること
条件:
- メモにない事実は追加しない
- 不明点は「要確認」と書く
- 参加者に送れる自然な文章にする会議メモが少ない場合、AIは不足部分を補ってしまうことがあります。事実を増やすのではなく、整理と表現調整に使うのが安全です。
AI議事録の確認チェックリスト
AIが作った議事録は、共有前に必ず確認します。
| 確認項目 | 見るポイント |
|---|---|
| 会議名・日時 | 別の会議や日付と混ざっていないか |
| 参加者 | 名前、役職、社名が正しいか |
| 決定事項 | 本当に決まったことだけが入っているか |
| タスク | 担当者、期限、作業内容が正しいか |
| 未決事項 | 次回確認すべきことが落ちていないか |
| 数値・日付 | 金額、期限、数量、URLが間違っていないか |
| 機密情報 | 共有してはいけない内容が含まれていないか |
| 表現 | 誰かを責める表現や強すぎる断定がないか |
特に注意したいのは、決定事項とタスクです。会議中に「案として出た」だけの内容が、AIの要約では「決定した」ように見えることがあります。
AI議事録を共有するときの送付文例
議事録を共有するときも、AIに送付文の下書きを作らせると便利です。
次の議事録を共有するメール文を作成してください。
相手:
会議参加者
入れたい内容:
- 本日の会議のお礼
- 議事録を共有すること
- 決定事項とタスクを確認してほしいこと
- 修正があれば7月10日12時までに連絡してほしいこと
トーン:
丁寧で簡潔
条件:
- 長すぎない
- 責任追及のような表現にしない
- 件名案も出すメール作成の具体例は、AIでメール作成する方法 でもまとめています。
AI議事録で注意すること
AI議事録で特に注意したいのは、次の4つです。
1. 録音や文字起こしの同意
会議を録音する場合は、参加者に伝えます。社外会議、採用面談、個人情報を含む会議、法務や人事に関わる会議では、会社のルールを確認します。
2. 機密情報を入力しすぎない
社外秘の議事録、未公開情報、顧客情報、契約条件、個人情報を外部AIへ入れてよいかは、会社のルール次第です。迷う場合は、会社指定のツールを使うか、個人情報や固有名詞を伏せて整理します。
3. AIの要約をそのまま信じない
OpenAIの公式ヘルプでも、ChatGPTの文字起こしや要約には誤りがあり得るため重要情報を確認するよう案内されています。AI議事録では、決定事項、担当者、期限、数値を特に確認します。
4. 共有範囲を広げすぎない
AIが作った議事録には、会議中の発言、未確定の案、社内事情が含まれることがあります。参加者向け、上長向け、顧客向けで共有内容を分けると安全です。
よくある質問
AI議事録は無料で作れますか？
手元のメモをChatGPTなどの無料プランに貼って要約するだけなら、無料で試せる場合があります。ただし、会議の録音、文字起こし、会議ツール内のAIメモ、組織向けデータ管理は有料プランや管理者設定が必要なことが多いです。料金や利用条件は公式情報を確認してください。
録音しないとAI議事録は作れませんか？
録音がなくても、箇条書きメモから議事録形式に整えることはできます。ただし、発言内容を正確に残したい場合は、文字起こしや会議ツールの記録機能があるほうが確認しやすいです。
AI議事録はそのまま共有してよいですか？
そのまま共有するのはおすすめしません。AIの要約には誤りや抜けがあるため、決定事項、担当者、期限、数値、機密情報を確認してから共有します。
社外の会議でもAI議事録を使えますか？
使える場合もありますが、参加者への説明、録音や文字起こしへの同意、共有範囲、保存場所、契約上の制限を確認します。社外秘や個人情報を含む場合は、会社のルールを優先してください。
まとめ
AI議事録は、会議後のメモ作成を短縮できる便利な使い方です。ポイントは、AIに丸投げするのではなく、録音・文字起こし・要約・確認・共有の流れを決めておくことです。
まずは、次の形で始めるのがおすすめです。
- 録音やAIメモを使う前に同意と社内ルールを確認する
- 会議の目的とアジェンダを用意する
- AIには決定事項、タスク、未決事項の形式で整理させる
- 担当者、期限、数値、固有名詞は人間が確認する
- 共有範囲に合わせて内容を調整する
AI議事録をうまく使うと、会議後の作業時間を減らし、次にやることを明確にしやすくなります。正確さと情報管理だけは人間が責任を持ち、AIは整理と下書きの補助として使いましょう。